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Vamos fazer uma viagem? Analogia à gestão de projetos!

Muito se ouve falar hoje em gestão de projetos, no departamento de PD&I de indústrias, em escritórios de arquitetura e engenharia, escritórios de marketing digital, agências de publicidade, entre outros setores ligados a esta metodologia que permite alcançar diferenciais competitivos entre as empresas.

Mas afinal, o que é um projeto?

Entende-se por projeto um empreendimento temporário, que tem por objetivo criar um produto, serviço ou resultado único, sendo elaborado progressivamente.

Aqui na Otimizee, construímos um projeto de forma simples e eficaz, agrupando atividades e tarefas conforme a imagem a seguir:

Estrutura de um projeto no Sistema de Gestao de Projetos Otimizee 2
Diagrama apresentando o conceito de projeto aplicado ao sistema de gestão de projetos da Otimizee.

Esse modelo foi pensado para tornar a jornada da equipe envolvida no projeto mais “leve” e de fácil assimilação visual. Cada grupo de entrega chamamos de “Atividade”. Esses grupos são formados por conjuntos de tarefas que estão sob responsabilidade dos membros da equipe do projeto. 

É importante que cada grupo de entrega tenha um objetivo claro ao ser concluído, ou seja, um ‘entregável’. 

Foco nas entregas com pontualidade

No momento da abertura de um novo projeto, é fundamental a definição de prazos – data de início e fim, assim como as horas previstas para as atividades e tarefas, constituindo assim o prazo global de entrega do projeto. Com os objetivos distribuídos, é hora de trabalhar focado para entregar as demandas. 

Como já falamos, dividir um projeto em pequenos grupos de atividades fará com que todos tenham um maior engajamento a cada nova etapa, além de aumentar a produtividade, reduzindo assim, o custo operacional dos projetos.

Dividir um grande projeto em pequenas entregas

Imagine que você irá fazer uma longa viagem de carro, saindo do Rio de Janeiro (RJ) até Curitiba (PR), aproximadamente 840 km. Pensar em todo este trajeto dentro de um veículo, sem paradas, é no mínimo entediante. 

Então a melhor forma de tornar esta viagem mais agradável, mantendo o entusiasmo de todos os participantes é programar paradas a cada 210 km percorridos e essas paradas serão acompanhadas de um café, uma vista diferente, alguma experiência que torne a viagem memorável.Em gestão de projetos funciona da mesma forma, quando dividimos o projeto em grupos de entregas – atividades e tarefas, estamos tornando nossa jornada muito mais agradável, permitindo pequenos ajustes no caminho e mantendo a equipe com maior engajamento.

Analogia de uma viagem de carro com a gestao de um projeto 1
Imagem com um veículo num ponto de partida e as atividades a serem executadas até o ponto de chegada.

Para a nossa viagem podemos definir:

  1. Projeto: Viagem de Férias – Rio de Janeiro à Curitiba
  2. Escopo: Viagem de carro, saindo do Rio de Janeiro até Curitiba, aproximadamente 840km, com paradas para alimentação e abastecimento.
  3. Equipe: Marcos – Motorista | Maria – Navegação | João – Acompanhante;
  4. Atividades – Entregáveis:
    1. Parada 01: Café da Manhã 
    2. Parada 02: Calibrar Pneus e Almoço
    3. Parada 03: Abastecimento e Café da Tarde
  5. Tarefas:
    1. Dirigir entre os trechos;
    2. Pagar pedágio;
    3. Revisar o caminho no GPS;
    4. Trocar um pneu;

Um projeto bem executado é aquele que conta com metodologia e ferramentas para a melhor distribuição e medição das atividades e tarefas, cumprindo e ajustando os prazos em cada etapa. 

É de fundamental importância ao gerente de projetos e à equipe envolvida a visão em tempo real da evolução de todo o planejado. Outro fator relevante é o controle e retenção do conhecimento gerado em um projeto, aqueles comentários entre a equipe, documentos, atas de reuniões, tudo centralizado e arquivado com todo o conteúdo desenvolvido na construção de um novo projeto.

Lembre-se de recompensar a equipe ao final de cada atividade, pode ser um café da tarde especial, combinar um happy hour, ou simplesmente sair 30 minutos mais cedo numa sexta-feira, o importante é compartilhar com todos o sentimento de dever cumprido.

E claro, conte com a Otimizee, afinal, somos a plataforma para integrar projetos e negócios que oferece interface gráfica amigável, diferentemente de outras aplicações, nós fazemos a sua rotina ser mais criativa.

Otimizee. Sistema de Gestão de Projetos com resultado incomparável!


Não deixe de conferir:

VAMOS FAZER UMA VIAGEM? ANALOGIA À GESTÃO DE PROJETOS!
https://youtu.be/_pJL_irZzuk?si=OFrEmgzOSSeV43fN



 

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